KOBİ’lerde Teknoloji Kullanımı Ve Dijitalleşme

Günümüzde işletmelerin teknoloji kullanma düzeyi işletmelerin performanslarına direkt katkı icra eden unsurlardan biridir. Bu yüzden de işletmelerin teknoloji yatırımları, geri dönüşü süratli ve karlı bir yatırımdır.

KOBİ Girişim Eylül 2021 tarihindeki sayıdan

Sadece teknoloji yatırımları yapılmadan ilkin doğru bir gerekseme planlaması yapılmazsa bu yatırım atıl kalabilmekte yada beklenen faydayı sağlayamayabilmektedir.

Teknoloji terimi, değişik şahıs ve kurumlar için değişik anlamlar ifade edebilmektedir. Üretim teknolojisi, mobil teknoloji, GSM teknolojisi, web teknolojisi, bulut teknolojileri, suni zeka, nesnelerin interneti şeklinde ifadeler iş yaşamında çoğunlukla duyduğumuz örneklerdir.

Bu makalede teknoloji terimi genel olarak kullanılmıştır. Artık dijitalleşme bireylerden işletmelere kadar yaşamın içindedir. Yazının, amacı bilhassa sınırı olan kaynaklara haiz olan KOBİ’lerin teknoloji ile ilgili kararlar verirken bazı mühim mevzularda farkındalık düzeylerini artırmaktır.

Sanayi 4.0 terimi vatanımızda de devlet politikası olarak benimsenmiş ve tüm işeltmelerimizin bu sürece uyumu içn gerekenler yapılmaya başlanmıştır. Sanayi 4.0’ın temel olarak yapısına baktığımızda, bilhassa webin yaygınlaşması ile beraber, dijital teknolojilerin hayatımızın ayrılamaz bir parçası olmaya başlaması ve bu teknolojilerin bütünleşik bir halde üretim süreçlerine entegre edilmesi söz mevzusudur.

Vatanımızda artık web kullanmayan, internetten bankacılık işlemlerini yapmayan işletme oldukça azdır. Dolayısıyla KOBİ’ler için teknolojik gelişmelerin başlangıcında web teknolojisi gelmektedir İşletmelerde teknoloji kullanımı iki boyutta ortaya çıkabilmektedir. Bunlardan biri üretimde teknoloji kullanımı, diğeri ise yönetimde teknoloji kullanımıdır.

Bilhassa üretim sektöründe etkinlik gösteren işletmelerin süre, işgücü, kalite planlaması dahilinde ortaya çıkan gereksinimleri sebebiyle yeni makinelerin alınması, bilgisayar destekli üretimin ve tasarımın yapılması sonucunu doğurmuştur. Bu durum internasyonal rekabetin hergeçen gün daha fazlaca arttığı dünyada düzgüsel olarak kabul edilmektedir.

İşletmelerde teknoloji kullanımının üretim kadar mühim öteki boyutu ise yönetimin informasyon sistemleri yardımıyla gerçekleştirilme ihtiyacının ortaya çıkmasıdır. Bu mevzu işletmelerde büyük kaynakların aktarılması, süre ve insan gücünün kullanılması açısından son aşama önemlidir.

İşletme yöneticileri, yönetim fonksiyonları çerçevesinde organisazyon şemasını oluşturan tüm birimler ile ilgili planlama, denetim etme ve karar verme ihtiyacı duyarlar. Tüm bu tarz şeyleri yapabilme işi yöneticilerin mesailerinin neredeyse tamamını alabilmektedir. Fakat informasyon sistemleri işletmelerin organizasyon şemasındaki
birimlerin yaptıkları işlerin tüm detaylarını raporlama ve çözümleme etme özelliklerine haizdir.

Vatanımızda KOBİ’lerde informasyon sistemlerinden yararlanma eğilimi her geçen gün artmaktadatır. Elbet, bunun bir maliyeti olacağı kaçınılmazdır. Fakat bu maliyet, iyi bir gerekseme planlaması ile en aza indirilebilir. Zira büyüklüğü ne olursa olsun tüm işletmelerde gereksinimlerine yanıt verecek uygun yazılımlar mevcuttur.

Bu yazılımlar yerli ve yabancı yazılım firmaları tarafınca yapılmakta ve hepsi işletmelere uyumlaştırma açısından esnek olarak tasarlanmaktadır. KOBİ’lerin informasyon sistemlerinden yararlanma aşamasında yaptıkları bazı yanlışlıklar işletmelere büyük maliyetler olarak geri dönmektedir. Meydana getirilen ve yapılması olası olan bu yanlışlıkların bazılarının üstünde durmakta yarar vardır.

SATIN ALMA VEYA KİRALAMA KARARLARI

KOBİ’lerin yazılım gereksinimleri bir fazlaca kurumsal şirket tarafınca seçenekli olarak karşılanabilmektedir. Bu seçeneklerden en önemlisi, KOBİ’ler yazılımı satın alıp daha sonraki yıllarda sözleşmede belirtilen tutarlarda bakım ve servis giderlerine katlanabilmekte yada yazılımları uzun soluklu kiralama yoluna gidebilmektedir.

Bu seçeneklerden hangisinin işletmeye uygun olacağı yapılacak görüşmelere, ödeme koşullarına ve işletmeye hususi öteki koşullara bakılırsa değişebilmektedir.

İHTİYAÇ PLANLAMASININ İYİ YAPILMAMASI

İşletmeler informasyon sistemlerine gereksinim duyduklarını fark edip araştırma yoluna gittiğinde, işletmeye hangi programın alınacağını, bilgisayar donanımının ve öteki alt yapının buna uygun olup olmadığını, kimlerin bu projede vazife alacağını, vazife alacak personelin kafi eğitime haiz olup olmadığını gözetmeksizin acil karar verip kurulum aşamasına geçmektedir.

Bu durum ileriki zamanlarda proje kurulumu ve uygulamasında büyük sıkıntılara yol açmakta ve hatta kimi zaman projenin yarım kalmasına ve askıya alınmasına da sebep olmaktadır.

YAZILIM HAKKINDA ARAŞTIRMA YAPMAMAK

İşletmeye kurulacak yazılımı iyi tanımak gerekmektedir. Bunun için de; yazılım, aynı sektördeki hangi işletmelere kuruldu ? Yazılım ileride ortaya çıkacak ihtiyaçlara bakılırsa esnetilebilir mi ve bunun maliyeti nedir?

Bu yazılımla aynı fonksiyonlara haiz ve aynı maliyette (ya da daha düşük maliyette) yerli yada yabancı yazılım mevcut mu? Yazılımın pilot uygulaması yapılmış oldu mu? şeklinde bazı soruların cevaplarını öğrenip doygunluk olmak gerekmektedir.

YAZILIMIN SATIN ALINMASINDA KURULMASINDA SADECE ÜRETIMI DÜŞÜNMEK

Günümüzde bilhassa kurumsal kaynak planlaması yapabilen (ERP) yazılımlar satın alınırken meydana getirilen en büyük yanlışlık bir tek üretimin fikrini alıp organizasyon şemasının öteki unsurlarını proje ekibine katmamaktır.

Bunun neticesinde büyük bir ERP yazılımı satın alınıp bir tek üretimde uygulanır ve yönetim, muhasebe, insan kaynakları bazı kişisel programlar ve formüller kurarak kendi işlerini halletmeye çalışırlar ki bu durum yönetim ve raporlama açısından fazlaca sakıncalıdır.

PERSONELE YAZILIM EĞİTİMİNİN VERİLMESİ

Personele yazılım eğitiminin verilmesi: KOBİ’ler genel anlamda yazılım kurulması esnasında bu yazılımı kullanacak personelin tümüne değil de seçilen bazı kişilere eğitim verilmektedir. Bunun sebebi de eğitimin maliyet olarak görülmesidir.

Oysa yazılım eğitimleri birçok yazılım firmasında program satışı esnasında parasız verilmektedir. Eğitim almayan öteki personelin yazılımı kullanımı sadece eğitim alan personelin yardımlarıyla mümkündür. Bu durum yazılımın üreteceği çıktıların (doğrusu raporlar ve detayları) güvenilirliğini direkt etkileyebilmektedir.

YAZILIM KURULUMUNUN ZAMAN PLANLAMASININ YAPILMAMASI

KOBİ’ler yazılımı aldıklarında derhal bu yazılımın rapor üretmesini beklerler. Fakat bu tür programlarda veri tabanı oluşması gerektiğinden bu durum birazcık süre alabilmektedir. İşletme yöneticilerinin süre planlamasını (hangi zamanda, hangi modüllerden, hangi raporlar elde edilebilecek?) yapmaları halinde ise ileride ortaya çıkacak motivasyon eksikliği ve uyuşmazlıklar önlenmiş olur.

BULUT TEKNOLOJILERDEN VE ENTEGRE ÇÖZÜMLERDEN HABERDAR OLMAMAK

KOBİ’ler tüm işlemlerini artık bulut teknolojilerden faydalanarak işletme haricinde bir veri tabanında arşivleyebilmektedir. Bu sayede diledikleri süre ve diledikleri yerde geçmiş ve mevcut verilerine bilgisayar, cep telefonu yada tabletlerinden ulaşabilmektedir.

Bu durum işletmelerin ver yitirme riskini ve maliyetini ortadan kaldırmaktadır. Ek olarak bulut teknolojiler ile entegre tüm uygulamaları (basım, tarama vs) beraber kullandıklarında verimlilikleri artmaktadır.

Bir işletmede kurumsal kaynak planlaması (ERP) yapabilen bir yazılım satın alınmış ve kurulumu yapılmış olması durumunda, herhangi bir departmanda hala kişisel programlar, ek programlar, formüller kullanılıyorsa o program atıl kalmıştır.

Unutulmamalıdır ki bu tür kaynak planlaması yapabilen yazılımların temeli muhasebedir. Zira muhasebe artık organizasyon şemasının her birimindedir. İyi bir yazılımla maliyet kontrolü sağlanabileceği şeklinde, etkin olarak kullanılamayan bir yazılımında yüksek maliyetlere yol açabileceği gerçeği göz ardı edilmemelidir.

Vatanımızda ufak ya da büyük hiçbir işletmenin kolay yanlışlıklarla kaynak israf etme lüksü yoktur. Tüm bu tarz şeyleri iyi kavrayabilmenin yolu öğrenen organizasyonlar yaratabilmektir. KOBİ’lerin sürdürülebilirlikleri ve büyümeleri için, teknoloji ve bulut çözümler ile entegre olmaktan başka çareleri yoktur.

Kobiler sürdürülebilirliklerini sağlamaları için Sanayi 4.0’a kesinlikle uyum sağlamak zorundadırlar. Bu uyum süreci Kobilerin tek başına başarabileceklşeri bir süreç değildir. Başarı için devletin ilgili tüm kurumlarının, üniversitelerin, büyük endüstri kurumlarının kesinlikle koordineli desteklerine gerekseme duymaktadırlar. Kobiler Sanayi 4.0 ile beraber hayatlarında olacak yeni araçlar ve kavramlarla tanışmalıdır.

Bu vasıta ve kavramlardan bazıları şunlardır:

• Büyük veri (big data)
• Özerk robotlar (autonomous robots)
• Simülasyon (simulation)
• Sistem entegrasyonu (system integration)
• Nesnelerin interneti (IoT)
• Siber güvenlik (cyber security)
• Bulut bilişim (cloud computing)
• Eklemeli üretim (additive manufacturing)
• Artırılmış gerçeklik (augmented reality)