Uzaktan Çalışmada Sanal Asistanların Sunmuş olduğu 5 Yarar

Pandemi süreci yalnız tüketici davranışlarını değil emek harcama terimini da değiştiriyor. Google, Microsoft, Feysbuk, Apple, Twitter, Uber, American Express ve Airbnb şeklinde dev şirketlerin birbiri ardına uzaktan emek harcama politikalarını açıklamaları yeni devrin işaretleri içinde. Mercer’in Eylül 2020’de gerçekleştirdiği ‘Ücret Artışı ve Yan Haklar Trendleri Araştırması’na gore şirketlerin yüzde 54.9’u uzaktan emek vermeyi kalıcı hale getirmeyi planlıyor. Gartner’ın Çalışan Bağlılığını İyileştirme Anketi’ne göreyse 2023’e kadar uzaktan çalışanların sayısı üçte ikinin üstüne çıkacak ve 2024’e kadar, uzaktan çalışanların sayısı % 60’a yükselecek ve bu da otomasyona geçişte aciliyeti artıracak. 

Türkiye’de de binlerce çalışanı bulunan dev şirketlerin belli kademelerde kalıcı olarak uzaktan emek harcama sistemine geçtikleri görülüyor. Öte taraftan dinlence aylarının gelmesiyle de uzaktan çalışan şahıs sayısının artması öngörülüyor. Tüm bu gelişmeler şirketlerin uzaktan emek harcama sistemlerini iyi mi daha verimli hale getireceği sorularını da bununla beraber getiriyor.Türkiye’nin önder suni zeka şirketi CBOT, sürecin uzaktan yönetilecek olmasının insan kaynakları yönetimi ve informasyon sistemleri noktasında otomasyona ve suni zeka şeklinde yenilikçi teknolojilere yatırımı da mecburi kılacağının altını çizerek bilhassa İK ve ITsanal asistanlarının bu süreçlerde sunmuş olacağı 5 temel katkıyı sıralıyor; 

Zamandan tutum sağlayarak çalışanların üretkenliğini artıyor

Sanal asistanlar hem insan kaynakları çalışanlarının hem de servis alan şirket çalışanlarının zamanlarını daha etkin kullanmalarına ve bunu kurum-çalışan içinde direkt, süratli bir yazışma ortamı yaratarak, bilgiyi devamlı saydam ve ulaşılabilir kılarak yapıyor. Sanal asistanlar kolay ve tekrarlanan işleri insanlardan oldukça daha süratli, oldukça daha hatasız ve oldukça daha verimli şekilde yapabiliyor. CBOT’un İK alanında geliştirdiği sanal asistanları; kurum içi finansman, mesai süreci (giriş/takip), uzaktan emek harcama süreci, bordro süreci, sıhhat sigortası ve BES, ön ödeme süreci, izin talebi girişi/onayı, devamsızlık, vazife ve maluliyet tazminatı süreci, istirahat süreci, işe alım, yeni işe başlamış olan süreçleri (onboarding), işten ayrılma, özlük detayları, muhaberat, gezi harcama girişi, toplantı odası bulma, servis bulma, telefon rehberi, vize müracaat süreci, güvenlik/iş güvenliği ve tavsiye sistemi şeklinde oldukça sayıda işlemi yaparak İK profesyonellerine mühim vakit tasarrufu sunabiliyor. Böylece İK çalışanları kolay soruları cevaplamak yerine daha karmaşık ve yüksek katma kıymetli işlere odaklanıp daha yüksek bir iş tatmini yaşayabiliyor. Öte taraftan sanal asistanlar uzaktan emek harcama esnasında operasyonel verimliliğin arttırılması için de mühim bir rol üstüne alıyor.  

Çalışanlar için IT yardım masası deneyimini geliştiriyor 

Uzaktan emek harcama stillerinde çalışanların en oldukça karşılaştıkları problemlerin başlangıcında IT sorunları geliyor. Şirkette uzaktan çalışan personel informasyon sistemlerine erişememe, epostalarını açamama, ortak klasörlere ya da VPN’e bağlanamama şeklinde problemler yaşadığında bir IT çalışanından hızlıca destek alması uzun sürebiliyor. IT yardım masası için kurgulanmış bir sanal asistan ise çalışanların sorularına anında cevap vererek, emek harcama durumunu güncelleyerek, BT sorunlarını, yazılım düzeltmelerini ve yükseltmelerini gerçekleştirerek çalışanlara 7/24 self servis sağlayabiliyor. Ek olarak, bu sanal asistanlar, mesele gidermeyi otomatikleştirebiliyor ve sorunları gerektiğinde ve gerektiğinde IT yardım masası temsilcilerine aktarabiliyor. Bir öteki mühim avantaj da bir IT yardım masası sanal asistanlarının pek oldukça kanalda aynı anda konumlandırılabilmesinde ortaya çıkıyor. Çalışanlar mesele yaşadıkları neredeyse tüm kanallarda saniyeler içinde sanal asistanlara bağlanıp sorunlarını hızlıca çözebiliyor. 

Uzaktan çalışmaya bağlı stresi hafifletmeye destek oluyor

Pandemiyle beraber uzaktan emek harcama stili birçok insan için tek seçenek haline geldi. Bu süreçlerde şirketteki bilgilere erişim, IT ve İK sorunlarının çözümü çalışanlarda mühim bir stres deposu haline gelirken sanal asistanların 7/24 destek ve depolanmış bilgilere daha kolay erişim sağlamaları evden çalışmaya bağlı stresi hafifletmeye destek oluyor. Bunun yanı sıra, otomasyon seçenekleri, katılım yada vakit çizelgesi raporlaması şeklinde süreçlere destek olan sanal asistanlar çalışanların iş planını ve iş sürekliliğini doğru uygulamalarına destek olarak verimli bir halde çalışmalarını sürdürmelerini sağlıyor. Öte taraftan sanal asistanlar çoklu kanallara yayılmış bilgilere erişmekte zorluk çeken çalışanların da yardımına yetişebiliyor. Böylece çalışanlar işlerini başarıyla tamamlayabilmek için gerekseme duydukları dokümanlara ve bilgilere sanal asistanlar yardımıyla kolayca ulaşarak başarısızlığın vereceği stresten uzaklaşabiliyorlar. 

Kurumiçi iletişimde maliyetleri azaltıyor

İK ve İT sanal asistanları genel olarak şirketlerde kurumiçi yazışma için harcanan maliyetleri azaltabiliyor. Genel ve çalışana hususi sorgulara destek olan İK mensuplarının harcamış olduğu zamandan tutum etmeleri maliyetlere de pozitif yönde yansıyabiliyor. Öte taraftan işe alım süreçlerindeki tekrarlayan işlerin de sanal asistanlarla konsolide edilmesi İK yardım masası maliyetlerini düşürebiliyor. Son olarak, şirket informasyon tabanına daha iyi erişim, İK çalışanının eskisinden daha verimli ve doğru çalışmasını sağlayarak operasyonel maliyetleri düşürebiliyor

İşe Alım Süreçlerini basitleştiriyor

Bir çok kurum için işe alım süreçleri oldukça vakit alabiliyor ve pek oldukça ek işi bununla beraber getirmiş olduğu için İK çalışanlarının daha çok efor sarf etmelerine niçin olabiliyor. Özgeçmiş toplama, başvuranları seçme, başvuran sorgularını yanıtlama ve başvuranın türü hakkında kıymetli bilgiler edinme şeklinde mevzular İK çalışanlarının mühim bir iş yükü olarak karşımıza çıkıyor. Uzaktan emek harcama dönemlerinde ise bu durum çalışanlar için daha da sıkıntılı ve zaman kaybettiren bir hale geliyor. Sanal asistanlar kolay ve tekrarlayan özelliklere haiz bu süreçlerde konumlanarak İK çalışanlarının daha karmaşık ve kıymet katan çalış ara yoğunlaşmalarını sağlıyor. İşe alım sürecinde konumlanan bir sanal asistan başvuranların sorularını yanıtlayabilirken, uygulamaları sıralamaya ve depolamaya destek olabilir ve bu lüzumlu detayları tasnifleyebiliyor. Bu, müracaat sahiplerinden ve İK ekibinden daha yüksek kıvanç seviyelerine yol açabiliyor.