Uncategorized

Kurumsal İç İletişim Süreçleri (Son Bölüm)

DR. IŞIL KESKİN ŞAHAN

Şirket İç İletişimde Yaşanmış olan Eleştiri Problemler ve Çözümleri

Organizasyon yapımız büyüdükçe ve giderek daha kalabalık ekiplerle etkileşime girmeye başladığımızda fazla sayıda kontakt bağlantısı meydana getirmeye başlıyoruz.

KOBİ Girişim Kasım 2021 tarihindeki sayıdan

Geçen ayki yazımızda ele aldığımız suretiyle her kontakt bağlantısı minimum bir gönderici, bir ileti ve bir alıcı ihtiva eder. Bu kulağa oldukça mütevazı ve kolay bir kontakt zinciri şeklinde gelebilir, sadece kontakt hakkaten fazlaca karmaşık bir mevzudur.

Tüm iletişimi ihtimaller içinde kontakt kanallarıyla bir araya getirdiğimizde, bir takım kontakt problemi, çatışması ve zorluğu ile karmaşık olasılıklar ve seçenekler ağı elde etmeye başlarız. En sık rastlanan birkaç kontakt sorununu ele alalım:

1. Teknik Terimler dizgesi ve Jargon Kullanımı

Bir tek belirli mevzunun uzmanları tarafınca malum ve kullanılan teknik terimlerin hepimiz tarafınca da kolayca anlaşılacağına dair yanıltıcı bir yaklaşım vardır. Bununla birlikte her bir ferdin kendi tecrübe alanı bulunmakta ve tecrübe alanındaki belirli çağrışımlar kontakt süreçlerindeki farklılıkları daha da derinleştirebilir.
Edinim alanları özetlemek gerekirse, insanların geçmişlerini, algılarını, değerlerini, önyargılarını, gereksinimlerini ve beklentilerini ihtiva eder. Hedef kitlemiz, mesajları sadece kendi tecrübe alanları bağlamında çözebilir. Edinim alanımız arasındaki farklılıklar derinleşmeye başladıkça kontakt de zorlaşmaya adım atar.

2. Başlangıç

İletişim kurmaya (yazılı yada sözlü) başlamadan ilkin, zeminimizi oluşturalım, tanımsız kısaltmalar ve herhangi bir mahalli, iyi bilinmeyen kavrama atıfta bulunmayalım. Görüşmenin hedefini, ne hakkında konuşmak ve üstünde anlaşmak istediğimizi
belirtelim.

3. Duygusal engeller ve tabular

Bazı insanoğlu duygularını belirtmekte zorlanabilirler ve bir yada birkaç mevzu da kendileri için tamamen “sınırları zorlayıcı” olabilir.

4. Sözsüz iletişimin önündeki fizyolojik engeller

Sözel olmayan ipuçlarını, jestleri, duruşu ve genel görsel iletişimi belirleyememek, iletişimi daha azca etkili hale getirebilir. Telefon görüşmeleri, metin mesajları ve teknolojiye bağlı öteki kontakt şekilleri çoğu zaman karşı karşıya iletişimden daha azca etkilidir.

5. Beklentiler ve Önyargılar Beklentiler ve önyargılar

yanlış varsayımlara yada yanlış anlaşılmalara neden olabilir. İnsanlar çoğu zaman “ne söylenmek isteniyor”? yerine duymayı umdukları şeyi duyar ve yanlış sonuçlara varabilirler.

6. Kültürel farklılıklar

Toplumsal etkileşim normları, duyguların ifade edilme şekli şeklinde mevzular çeşitli kültürlerde farklılıklar gösterir.

7. Aşırı informasyon yüklemesi

Telefon görüşmeleri, video konferanslar, metin mesajları, grup sohbetleri, toplumsal ağlar ve şirket içi toplantılara ek olarak, tipik bir şahıs günde 100’den fazla e-posta alabilir. Mesajların aşırı yüklemesi kontakt süreçleri için o kadar da iç açıcı değildir. Bu durum çoğunlukla mühim bilgilerin kaybolması, silinmesi, unutulması yada göz ardı edilmesiyle sonuçlanır. Çalışanlar, aşırı oranda veri sebebiyle motivasyon ve performans kaybı yaşayabilir.

Peki…Şirket İç İletişimine İlişkin Problemler Nasıl Halledilebilir?

  • İşyerinde iç iletişimi geliştirmek istiyorsak, işe geçen ayki yazımızda ele aldığımız adımları takip ederek kontakt engellerini belirlemeye başlayabiliriz. Bu çalışmanın amacı değişik kontakt seviyelerini tanımak ve tekrardan değerlendirme hayata geçirmeye olanak elde edecektir.
  • Açık ve samimi kontakt kanalları, günümüz dünyasında iş yapmak için fazlaca önemlidir. Şirket iç süreçlerini bu bağlamda tekrardan yapılandırmaya çaba gösterelim. Çalışanları etken olarak dinlediğinizden güvenilir olun. Eylemsiz dinleme, çalışanların işyerinde mevcut olan öteki görüş ve kavramları deneyimlemesini engelleyebilir.
  • Doğru mesajın “doğru” kişiye “doğru” zamanda iletmesine dikkat edelim.

Çalışanların işlerinden memnun olmamalarının bir takım sebebi, kafi informasyon sağlamayan liderler, çalışanlara bildirilmeyen devamlı değişimler yada çeşitli rollerdeki bireylerin yalnızca kendi hedeflerine odaklanmasından meydana gelmektedir.

Karmaşık ve katı organizasyon yapıları, verimsiz iletişimin en büyük nedenlerindendir. Bu tür organizasyonlar çoğu zaman verimsiz informasyon ve kontakt sistemlerine haizdir, bu da bir çok süre hayal kırıklığına, katılım eksikliğine ve çalışanlar içinde düşük üretkenliğe neden olur.

Bir şirket fazlaca hiyerarşikse, informasyon akışı engellenebilir, kaybolur yada hiyerarşik katmanlar süresince çarpıtılır. Tamamlanmamış informasyon organizasyon için iyi değildir. Aşırı informasyon ise çalışanlar içinde anlam karmaşasına neden olabilir.

Süreçleri dengeli yönetmeye dikkat edelim. Çalışanlarınıza karşı daha saydam davranarak ekibinizin daha verimli ve ekip olarak çalışmasına destek olabilirsiniz.

Komuta zincirinde çalışıyorsanız ve bir çalışanın sorunuyla ilgilenmeniz gerekiyorsa, daha süratli cevap verilmesi için ilgili birime hızlıca bir yönlendirme yapınız.

  • Geri bildirimde, yöneticiler, çalışanlarına yapıcı eleştirilerle pozitif yönde ve üretken fırsatlar sunmazsa, kızgınlıklara sebep verebilir. Geri bildirimlerimizde yapıcı olalım.

İletişim ilkelerini idrak etmek, hedefleri belirlemek, değişimlere uyum sağlamak ve iç kontakt yolculuğumuzu yürütmek bizim sorumluluğumuzdadır.

Bundan dolayı, çalışanlarımızla ortaklaşa iş yapmak için güvenli, görevli ve etkili bir iç kontakt ortamı oluşturmalarına destek olmak da gene bizim mesuliyet alanımıza girmektedir.

Kurumsal İç İletişim Süreçleri (Son Bölüm) yazısı öncelikle HAKANSEYHAN üstünde ortaya çıktı.

İlgili Makaleler

Bir yanıt yazın

E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu
Kapalı

Please allow ads on our site

Looks like you're using an ad blocker. We rely on advertising to help fund our site.