Kaizen Felsefesi Nedir, Neyi Amaçlar, Prensipleri Nedir?

Felsefeden ya da fikir sistemlerinden bahsettiğimiz süre genel olarak insanoğlu bunu maddi dünyadan bağımsız, maneviyata yönelik olarak düşünür. Sadece iş dünyasının ve para ekonomisinin günlük hayatımızda ne kadar mühim bir rol oynadığını düşünürsek aslen aslolan fikir sistemine burada ihtiyacımız bulunduğunu görebiliriz. İşte Japonya merkezli olan kaizen felsefesi tam olarak bu aşamada devreye giriyor. 

İş dünyasındaki stratejilerimizi genel olarak netice odaklı olarak uygularız. Kaizen felsefesi ise mevzuya bambaşka bir noktadan yaklaşıyor ve aslen netice odaklı değil, süreç odaklı olursak sadece neticeleri değiştirebileceğimizi söylüyor. Gelin iş süreçlerine asla olmadığı kadar değişik bir açıdan yaklaşmanızı sağlayacak kaizen felsefesi nedir, ne işe yarar, neyi amaçlar tüm detaylarıyla inceleyelim.

Temelden başlamış olalım, kaizen felsefesi nedir?

Kaizen felsefesi, iş dünyasında belirli bir süre içinde uygulanarak süratli bir gelişme yakalamayı ve maliyetleri düşürmeyi hedeflediğiniz bir fikir sistemi sistemidir. Bu sistem ile amaç alan kişi memnuniyetini arttırmak ve rakiplerinize karşı güç elde etmektedir. Kaizen ile iş süreçlerinde, çalışanlar üstünde, süre planlamasında, teknoloji çalışmalarında acil etmeden fakat süratli gelişen değişimler yakalamak mümkün. Kaizel kelimesi Japonca değişiklik anlamına gelen ‘kai’ ve daha iyi anlamına gelen ‘zen’ kelimelerinin birleştirilmesi ile oluşturulmuştur.

Peki kaizen felsefesi ne işe yarar, neyi amaçlar?

Kaizen felsefesi birkaç gün içinde, multifonksiyonel yapıya haiz sınırı olan sayıda kişiden oluşmuş bir ekibin yürüttüğü proje ya da plan üstünde uygulanır. Genel olarak imalat süreçlerinde uygulansa da hizmet sektöründe ve teknik alanda da etkili sonuçlar verebilir. Sonuçtan ziyade sürece yönelik uygulanan kaizen yardımıyla yakalanmak istenen devamlı iyileşmedir. Bundan dolayı süreç başarı göstermiş eğer olmazsa netice da başarı göstermiş olmaz. 

Kaizen felsefesinde insanoğlu kaynak olarak görülür. Ehemmiyet verilmesi ihtiyaç duyulan bu kaynağa yalnızca iş yerinde değil, haricinde da iyi bakılmalıdır. Çalışanları iş sonu performanslarına bakılırsa değil, tüm süreç süresince yaşadıkları gelişmeye bakılırsa değerlendirmek ve ödüllendirmek gerekir. İşin süreç boyutu da bu bağlamda değerlendirilir ve sürecin daha iyi olması için düzeltici önlemler o an alınır.

Sürecin süre boyutuna da odaklanan kaizen felsefesini uygularken sektördeki değişimler anlık olarak takip edilir ve değişimlere süratli cevap verilir. Süre iyi değerlendirildiğinde maliyet düşer ve verimlilik artar. Sürecin teknoloji boyutunda ise yapılması ihtiyaç duyulan teknolojileri birbirine dönüştürerek basitleştirmektir. 

Kaizeni uygulamadan ilkin aslen dikkat edilmesi ihtiyaç duyulan, bilhassa yönetim birimine bu felsefeyi aşılamak ve onların fikir sistemini değiştirmektir. Bundan dolayı yöneticiler, iş süreçlerini yakından takip ederek ihtimaller içinde sorunları ilk gören ve onlara ilk müdahale etmesi ihtiyaç duyulan kişilerdir. Planla – Uygula – Denetim et – Ölç düşüncesi için kaizen felsefesinin özeti demek mümkün.

Kaizen felsefesi neyi ifade eder? İşte bu felsefedeki kıymet sistemi:

Kaizen felsefesine bakılırsa işin hangi sürecinin hangi kademesinde olursa olsun söz mevzusu nesnelere yönelik iyileştirme emekleri yapılmalıdır. Kalite çemberleri, çalışan ortaklaşa iş, ekip emekleri, otomasyon desteği şeklinde özenle hazırlanmış stratejiler doğrultusunda iyileşme emekleri devamlı hale getirilmelidir. 

Eğer bir süreçte kaizen felsefesi uygulanıyorsa o süreçte yer edinen her bir şahıs bu fikir ile mesuldür. Bu mesuliyet bir yük değil, bir kıymet olarak ele alınır. Süreçte yer edinen her insanın fikri alınır. Alınan fikirler iyileştirme analizlerinde kullanılır. Geri dönüşler ne kadar dürüst ve sağlıklı olursa iyileştirmeler de bir o denli başarı göstermiş netice verir. 

Kaizen felsefesinin yedi temel prensibi:

• Ilkin problemi kabul edin.
• Maliyeti düşük olan projeleri seçin.
• Onların değil, bizim problemlerimizle ilgilenin.
• Uygulamanın tek ölçüsünün ekonomik çıkar bulunduğunu düşünmeyin.
• Kalite, maliyet, dağıtım şeklinde ilkeler üstünden önceliği belirleyin.
• PDCA kısaca Planla – Yap – Denetim Et- Harekete Geç sistemini uygulayın.
• Çözüm için en doğru araçları kullanın.

Özetlemek gerekirse kaizen felsefesini özetleyen temel özellikler:

• Yönetim değere bakılırsa yapılır.
• Uygulamaya tüm elemanlar katılır.
• Ekip yetenekli, multifonksiyonel olmalıdır.
• Herkesten tam odaklanma beklenir.
• Uygulama kısa sürede tamamlanır.
• Hedeflere atılgan yaklaşılır.
• İsrafa yer yoktur.
• Uygulamalar dar değil, geniş ölçeklidir.
• Yeni bir sürece başlamadan ilkin eğitim alınır.
• Sürdürülebilirliğe dikkat edilir.
• İşgücünün geliştirilmesi son aşama önemlidir.

Kaizen felsefesine uyacak ekibin uymak zorunda olduğu kurallar:

• Takımın tüm üyeleri güne beraber adım atar ve günü beraber tamamlar.
• Birinci öncelik, uyumlu bir ekip olmaktır.
• Geç kalmak söz mevzusu bile olması imkansız.
• İletişim araçları ekip içinde devreden çıkarılır.
• Takımın tüm üyeleri bir odada çalışır.
• Dışarıdan müdahale kabul edilemez.
• Başlangıçta belirlenen hedeflerin dışına çıkılmaz.
• Ekip üyeleri suçlanmaz.
• Ekip üyesi olmayanları oy hakkı yoktur.
• Protesto kesinlikle yasaktır. 
• Takımda olan takımda kalır.
• Unvanların önemi yoktur.
• ‘Yapamıyorum’ demek yasaktır. 

Hadi kaizen uygulamasına başlamış olalım:

Ekip tamamsa ve kurallar kati olarak anlaşıldıysa kaizen felsefesini uygulamaya başlayabiliriz. Ilk olarak süreç fonksiyonlarını tanımlayın, akışa yönelik genel bir anlayış oluşturun, performans mevzularındaki en güncel detayları toplayın ve geleceğe yönelik ön kararlar alın.

Kaizen felsefesini uygulamanıza dair beş neden bularak, sebep – netice diyagramı hazırlayarak, denetim belgelerini düzenleyerek, pareto analizi yaparak ve ekip halinde beyin fırtınası yaparak uygulamanın ilk adımını atın. Beyin fırtınası yaparken problemleri tanımlamayı, yeni fikirler üretmeyi, üretilen fikirler üstünde konuşmayı ve önceliği olan mevzuları belirlemeyi dikkatsizlik etmeyin.

Uygulamayı oldukca daha verimli hale getirmek için yine eden fikirleri, etik değerlere uymayan düşünceleri, kaizen felsefesine uymayan noktaları eleyin ve benzer olanları birleştirin. Artık elinizde en doğru fikirler ve düşünceler kaldığına bakılırsa 2 ya da 5 günlük bir uygulama ile süreci iyileştirebilirsiniz.

Kaizen felsefesi nasıl uygulanır? Örnek kaizen uygulama takvimi:

• Uygulamanın birinci günü; süreci görüşün, geleceği tasarlayın ve beyin fırtınası yapın.
• Uygulamanın ikinci günü; iyileştirmeleri tasarlayın, süreç standardı oluşturun ve standartları kontrol edin.
• Uygulamanın üçüncü günü; tasarımlara devam edin, verimlilik durumunu inceleyin ve emek verme sürecine nokta koyun.
• Uygulamanın dördüncü ve son günü: işçi eğitimlerini tamamlayın, uygulama raporunu hazırlayın ve süreci özetleyen bir sunum yapın. 

İş dünyasındaki süreçleri iyileştirerek başarı göstermiş netice almayı hedefleyen kaizen felsefesi nedir, neyi amaçlar, prensipleri nedir şeklinde dört gözle beklenen soruları yanıtlayarak bu fikir sistemi hakkında bilmenizde fayda olan detaylardan bahsettik. Kaizen felsefesini uyguladıysanız deneyimlerinizi yorumlarda paylaşabilirsiniz.